Hinweise zur Einreichung von E-Rechnungen beim ZRF Saar und bei der RDS GmbH
Beim ZRF Saar und bei der RDS GmbH besteht die Möglichkeit, Rechnungen auf elektronischem Wege einzureichen. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes (eReVo-SL) vom 09.07.2020 ist zwischenzeitlich in Kraft getreten (Amtsblatt des Saarlandes Teil I vom 30.07.2020). Die Möglichkeit, Rechnungen in Papierform beim ZRF Saar und bei der RDS GmbH einzureichen, besteht zunächst weiterhin. Ab dem 01.01.2022 ist die elektronische Form der Rechnungsstellung ab einem Rechnungsbetrag i. H. v. 1.000,- € (Netto) gem. §§ 3 und 7 eReVo-SL allerdings verbindlich.
Die elektronische Einreichung von Rechnungen ist durch die Nutzung des Zentralen Rechnungseingangs Rheinland-Pfalz/Saarland (ZRE-RLP) möglich. Die Zuordnung und Weiterleitung der Rechnungen an den ZRF Saar und an die RDS GmbH erfolgt mittels einer Leitweg-ID (s. u.). Die Leitweg-ID muss vom Rechnungssteller im Informationselement BT-10 der verwendeten Syntax als Wert in der E-Rechnung hinterlegt sein, damit diese von den Systemen entgegengenommen wird.
Damit Rechnungssteller den zentralen e-Rechnungseingang nutzen können, ist grundsätzlich eine Registrierung erforderlich. Eine Ausnahme besteht, wenn Sie Ihre e-Rechnung über Peppol versenden.
Die Registrierung erfolgt über das „Mein Unternehmenskonto“ (MUK) auf Basis von ELSTER (Informationen zu MUK: https://info.mein-unternehmenskonto.de/).
Bitte klären Sie außerdem mit Ihrem Softwareanbieter, ob der Rechnungsversand über Peppol für Sie bereits möglich ist (Informationen zu Peppol: https://e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/peppol/).
Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung am ZRE ab dem 01.02.2026 nicht mehr über das bisherige Nutzerkonto möglich ist. Die Registrierung und Anmeldung erfolgen ab diesem Zeitpunkt ausschließlich über das Mein Unternehmenskonto (MUK)!
Übertragungskanäle
Rechnungen per E-Mail sind ausschließlich an folgende Adresse zu senden: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
Voraussetzung für den Versand per E-Mail ist eine vorherige Registrierung am zentralen e-Rechnungseingang sowie die Hinterlegung einer E-Mail-Adresse im Benutzerkonto. Die e-Rechnung kann auch von einer anderen Absenderadresse versendet werden. Rückmeldungen erfolgen immer an die absendende E-Mail-Adresse. Bitte verwenden Sie daher keine No-Reply- oder automatisch generierten Absenderadressen. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister oder eine Softwarelösung versenden, stellen Sie bitte sicher, dass Ihnen die verwendete Absenderadresse bekannt ist.
Upload
Für den Upload einer Rechnung im Portal ist eine Registrierung und Anmeldung erforderlich. Bei der Registrierung muss die exakte Absender-E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Nach dem Login steht die Upload-Funktion zur Verfügung. Fehlermeldungen und Bestätigungen werden direkt im Browser angezeigt.
Webformular
Registrierte und eingeloggte Nutzer können e-Rechnungen auch über ein Webformular erstellen. Dieses Verfahren ist mit manuellem Aufwand verbunden und eignet sich vor allem für einfache Rechnungen. Eine Archivierung im Portal erfolgt nicht, daher muss die Rechnung vor dem Versand über den Download-Button gespeichert werden.
Peppol
Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der keine Registrierung für Rechnungssteller erfordert. Sie erhalten eine Rückmeldung von Peppol, sobald die Rechnung verarbeitet wurde. Eine automatisierte Rückmeldung des zentralen e-Rechnungseingangs erfolgt derzeit nicht. Sollte eine e-Rechnung abgelehnt werden, beispielsweise wegen einer fehlerhaften Leitweg-ID im Feld BT-10, nimmt der Support Kontakt über die in BT-43 hinterlegte E-Mail-Adresse auf.
Rechnungsformate und rechnungsbegründende Unterlagen
Der zentrale e-Rechnungseingang verarbeitet Rechnungen im aktuell gültigen XRechnung-Standard sowie zusätzlich die zuletzt außer Kraft gesetzte Version. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung oder EN 16931 werden akzeptiert. Andere ZUGFeRD-Profile können leider nicht verarbeitet werden.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird ausschließlich die enthaltene XML-Datei verarbeitet. Aus dieser wird eine eigene Visualisierung der Rechnung erzeugt.
Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den Formaten PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX oder ODS beigefügt werden. Alle Anlagen müssen unterschiedliche Dateinamen haben und dürfen kein @-Zeichen enthalten. Pro E-Mail darf nur eine e-Rechnung eingereicht werden. Die Gesamtgröße inklusive aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.
Inhalt der e-Rechnung
Die Pflichtangaben einer e-Rechnung ergeben sich überwiegend aus dem Umsatzsteuergesetz. Zusätzlich sind unter anderem Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten, die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers im Feld BT-43 sowie die korrekte Leitweg-ID erforderlich.
Unsere Leitweg-ID finden Sie am Ende dieses Dokuments. Bitte tragen Sie diese ohne Leerzeichen und im Zeichensatz UTF-8 im Feld BT-10 ein, da sie für die korrekte Zustellung der Rechnung zwingend erforderlich ist.
!Hinweis!
Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen rund um die e-Rechnung, den ZRE sowie Informationen für Rechnungsempfänger und Rechnungssteller: https://e-rechnung.service.rlp.de/startseite
Das Saarland kooperiert beim elektronischen Rechnungsempfang mit dem Land Rheinland-Pfalz. Aus diesem Grund tragen die Internetseite des ZRE sowie die E-Mail-Adresse, an die elektronische Rechnungen zu senden sind, äußerlich keinen direkten Bezug zum Saarland. Bitte beachten Sie dennoch, dass diese Adresse und der ZRE zwingend zu nutzen sind, da ausschließlich über diesen Weg elektronische Rechnungen an das Saarland übermittelt und korrekt verarbeitet werden können.
Die Informationen auf der Homepage des ZRE werden laufend aktualisiert. Wir empfehlen daher, diese regelmäßig zu prüfen und im Blick zu behalten.
Die zu verwendenden Leitweg-ID lauten:
- 10000000-7030000001-38 (für Liefer- und Dienstleistungen - ZRF Saar)
- 10000000-7030000002-35 (für Bauleistungen - ZRF Saar)
- 10000000-7040000001-04 (für Liefer- und Dienstleistungen - RDS GmbH)
- 10000000-7040000002-98 (für Bauleistungen - RDS GmbH)
Die zu verwendenden Peppol-ID lauten:
0204:{Leitweg-ID, ohne Leerzeichen davor oder dahinter}